أهمية التقرير فى المجموعات

أهمية التقرير

التقارير هي وسيلة أساسية لتبادل المعلومات داخل الخدمة الواحدة وبين الخدمات المختلفة.
لماذا نكتب التقارير ؟
هناك الكثير من المميزات في التقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة الاتصال المناسبة :ـ
1- التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص .
2- التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن كل من يريد معرفة معلومة ما فيرجع إلى التقرير .
3- التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على معرفة ما قد وصلنا إليه وما نحتاجه من تطوير.
4- التقرير المكتوب يُمَكننا من متابعة ودراسة أمور لا يمكن متابعتها شفهياً، فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام عديدة ومعادلات وحسابات .
5- التقرير المكتوب يكون مُنظماً ويحتوي على المعلومات الأساسية وتحليل الموضوع بشكل أفضل بكثير من التقارير والمحادثات الشفهية.
6 - التقرير المكتوب يمكننا من رؤية الحقائق والأسباب والنتائج التقارير المكتوبة تساعدنا على دراسة الأمور بفكرٍ أكثر تنظيماً .
7- كل مرة كان الرب يرسل التلاميذ للخدمة كان يرجعون إليه بتقرير ( لو 10 : 17 )
ما هي سمات التقارير الجيدة؟
1- تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع .
2- منظَّمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة .
3- طويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في الخدمة .
4- لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ .
5- مُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته .
6- تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في الخدمة .
7- مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة .
8- مكتوبة بأمانة .


القس هانى كرم